Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittely

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Picote Oy Ltd käsittelee asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Picote Oy Ltd
Y-tunnus: 0935830-8

Pienteollisuustie 24
06450 Porvoo

Rekisteriä koskevat yhteydenotot

Picote Oy Ltd / Joonas Sorvisto
Pienteollisuustie 24
06450 Porvoo

Sähköposti: joonas.sorvisto@picote.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:

• asiakkaat
• potentiaaliset asiakkaat
• verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden käyttäjät
• markkinointiviestinnän vastaanottajat
• yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt
• taloyhtiöiden, kiinteistöyhtiöiden ja rakennusalan toimijoiden yhteyshenkilöt
• muut liiketoimintaan liittyvät sidosryhmät

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla:

• sopimuksen täytäntöönpano
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• rekisteröidyn antama suostumus
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakassuhteen hoitaminen
• tilausten ja palveluiden toimittaminen
• tarjouspyyntöjen käsittely
• asiakasviestintä
• markkinointi ja uutiskirjeet
• liiketoiminnan kehittäminen
• verkkosivujen käytön analysointi
• yhteistyökumppanuuksien ylläpitäminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Oikeutettu etu

Oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen liikesuhteeseen tai sen valmisteluun. Oikeutettua etua käytetään erityisesti yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittelyyn, asiakassuhteiden ylläpitämiseen sekä palveluiden markkinointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri

• nimi
• yritys
• tehtävänimike
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakkuuteen liittyvät tiedot
• ostetut tuotteet ja palvelut
• laskutukseen liittyvät tiedot

Markkinointirekisteri

• nimi
• yritys
• tehtävänimike
• sähköpostiosoite
• markkinointiluvat ja -kiellot

Yhteistyökumppanirekisteri

• nimi
• yritys
• tehtävänimike
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

Verkkosivujen kautta kerättävät tiedot

• IP-osoite
• selaintiedot
• laitetiedot
• verkkosivujen käyttöä koskevat tiedot
• evästeisiin liittyvät tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista lainsäädännön sallimissa rajoissa
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
• kieltää suoramarkkinointi
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen:

joonas.sorvisto@picote.fi

Valvontaviranomaisena Suomessa toimii:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan:

• rekisteröidyltä itseltään
• asiakassuhteen yhteydessä
• tarjouspyyntöjen yhteydessä
• verkkosivujen lomakkeiden kautta
• tapahtumien, seminaarien ja messujen yhteydessä
• julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä
• yhteistyökumppaneilta liiketoimintayhteistyön yhteydessä

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät Picote Oy Ltd:n työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelijöille, jotka tuottavat palveluja rekisterinpitäjän lukuun.

Käytössämme voi olla muun muassa seuraavia palveluita:

• HubSpot
• Monitor ERP
• Visma
• Wrike
• Leadoo
• Microsoft 365
• Google Analytics

Palveluntarjoajille luovutetaan vain käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot.

Kaikkien henkilötietojen käsittely perustuu asianmukaisiin tietojenkäsittelysopimuksiin sekä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksiin.

Tietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tyypilliset säilytysajat:

• asiakastiedot asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön tai muun soveltuvan lainsäädännön edellyttämän ajan
• markkinointitiedot siihen saakka, kunnes henkilö peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa markkinointia
• yhteistyökumppanitiedot yhteistyösuhteen ajan
• verkkosivujen analytiikkatiedot palvelukohtaisten säilytysaikojen mukaisesti

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät:

• Picote Oy Ltd:n työntekijät
• Picote Oy Ltd:n käyttämät palveluntarjoajat ja alihankkijat siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi

Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimusjärjestelyt.

10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

11. Evästeet ja verkkosivujen analytiikka

Verkkosivuilla käytetään evästeitä ja vastaavia teknologioita:

• verkkosivujen toiminnan varmistamiseen
• käyttäjäkokemuksen parantamiseen
• verkkosivujen kävijäanalytiikkaan
• markkinoinnin kohdentamiseen
• yhteydenottojen ja liidien käsittelyyn

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista sekä verkkosivustolla tarjottavan evästesuostumustyökalun kautta.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeudellisia vaikutuksia.

Verkkosivujen analytiikassa ja markkinoinnissa voidaan käyttää profilointia viestinnän kohdentamiseen, mutta tästä ei aiheudu rekisteröidylle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Picote Oy Ltd pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, lainsäädännön tai viranomaisohjeiden muuttuessa.

Päivitetty versio julkaistaan verkkosivuilla.

Viimeksi päivitetty: 3.11.2026